Pengendalian Internal dan Prinsip Kas
A.
Pengendalian Internal
Pengendalian Intern ( Internal Control
)
Seiring dengan
perkembangan skala usaha dalam suatu perusahaan, pemilik perusahaan tidak
mungkin untuk bisa melakukan pengawasan atas semua operasi perusahaan secara
langsung atau dengan kata lain pemilik tidak mungkin bisa terlibat langsung
dalam operasi perusahaanya. Untuk itu pemilik perusahaan perlu mendelegasikan
wewenangnya kepada pemimpin managemen perusahaan dan managemen meneruskan
kembali kewewenangan tersebut dengan menerapkan prosedur-prosedur pengendalian
intern.
Pengendalian Intern
meliputi semua perancangan dari suatu organisasi dan semua metode serta
prosedur yang diterapkan managemen dalam rangka untuk :
1. Menjaga asset perusahaan dari
pencurian, pembobolan, perampokan, manipulasi, korupsi yang dilakukan (fraud)
oleh pihak-pihak tertentu, serta penggunaan harta kekayaan perusahaan yang
tidak diotorisasi.
2. Meningkatkan akurasi dan kepercayaan
dari catatan akuntansi dengan cara mengurangi resiko kesalahan (error) dalam
proses akuntansi yang dilakukan.
B. Prinsip-Prinsip Pengendalian Intern
Meskipun banyak perusahaan yang
menetapkan prosedur pengendalian Intern dengan bahasa aturan yang berbeda-beda
namun pada umumnya masing-masing mengandung prinsip-prinsip pokok pengendalian
intern yang sama. Diantara prinsip-prinsip pengendalian intern tersebuat adalah
:
1. Pembentukan pertanggung jawabkan
(establishment of responsibility)
2. Adanya pemisahan tugas secara tegas
(segregation of duties)
3. Prosedur dokumentasi harus dimiliki
perusahaan (documentation procedure)
4. Pengendalian secara fisik, mekanik, dan
elektronik (physical mechanical and electronic controls)
5. Verifikasi internal yang independen
harus ada (independent internal verification)
1.1 Pembentukan pertanggung jawaban
- Manajemen harus menetapkan tanggung
jawab secara jelas.
- Setiap orang memiliki tanggung jawab
untuk tugas yang di berikan kepadanya.
- Pembentukan pertanggung jawaban
meliputi otorisasi dan persetujuan atas suatu transaksi.
1.2 Pemisahan Tugas
- Tanggung jawab atas pekerjaan dan tugas
harus diberikan kepada individu yang
bebeda, (misalnya pemisahan tugas antara petugas yang mengurusi penyimpanan kas
dengan petugas yang mengurusi pencatatan kas).
- Tanggung jawab untuk memelihara catatan
harus terpisah degan tanggung jawab untuk menjaga keadaan visi kekayaan
perusahaan.
1.3 Prosedur dukumentasi harus dimiliki
perusahaan
Dokumentasi yang baik diperlukan untuk
melindungi kekayaan perusahaan dan menjamin bahwa semua karyawan melaksanakan prosedur
yang ditentukan. Dokumentasi yang bisa di percaya akan menjadi sumber informasi
yang dapat digunakan manajemen untuk memonitor kegiatan operasi perusahaan.
Ada
beberapa prinsip dalam prosedur dokumentasi, yaitu :
- Semua dokumen harus diberi namaterlebih
dahulu (prenumbered) yang bercetak, dan semua dokumen harus
dipertanggungjawabkan.
- Dokumen
sebagai bukti pencataan akuntansi disampaikan ke bagian akuntansi untuk
meyakinkan bahwa transaksi telah di catat tepat waktu.
1.4 Pengendalian secara fisik, mekanis dan
elektonik
Sebaiknya
perusahaan menetapkan pengendalian secara elektronik disamping cara mekanis dan
fisik untuk menjaga kekayaan. Sebagai contoh penerapan pengendalian mekanis
adalah penggunaan kas register, cheque protector. Pengendalian mekanisme
menggunakan brankas (peti besi), ruang khasanah (strong room) dan contoh
pengendalian elektronik adalah pemakaian mesin aksensi elektronik sidik jari
yang terhubung dengan komputer, cctv (televisi monitor), alarms elektronik,
garmen sensors.
1.5 Verifikasi Intern Independen
Meskipun sistem pengendalian
intern telah dirancang dengan baik, kemungkinan terjadinya penyimpangan suatu
saat tetap terjadi untuk itu diperlukan pengkajian ulang secara teratur dan
berkesinambungan agar dapat dijalankan secara teratur, tertib dan benar.
Pengendalian yang efektif dapat dicapai
untuk itu harus dilakukan :
1. Verifikasi secara periodik dan
mendadak.
2. Verifikasi oleh petugas yang
independen.
3. Penyampaian saran kepada manajer untuk
tindakan koreksi.
Keterbatasan Pengendalian Intern :
1. Adanya kemungkinan timbulnya beban
(cost) untuk mendesain pengendalian intern yang lebih besar dibandingkan
manfaat yang diperoleh.
2. Adanya faktor sumber daya manusia.
3. Besarnya ukuran perusahaan.
C. Prinsip KAS
Kas merupakan harta yang paling
diperlukan suatu sistem dan prosedur akuntansi untuk mencatat dan
mengendalikan. Kas adalah alat pertukaran yang di akui oleh masyarakat umum dan
oleh sebab itu merupakan dasar landasan yang kuat untuk di pakai sebagai alat pengukur
terhadap semua kegiatan ekonomi di dalam perusahaan.
Ada dua kriteria agar alat pembayaran
dapat di klasifikasikan sebagai :
1. Harus dapat diterima umum sebagai alat
pembayaran atau diterima oleh bang sebagai simpanan sebesar nilai nominalnya
2. Harus dapat digunakan sebagai alat
pembayaran untuk kegiatan sehari-hari
Kas meliputi uang
tunai atau alat alat pembayaran yang diterima oleh umum baik perusahaan maupun
bank ( uang tunai kertas dan logam, cek, wesel cek, rekening bank yang
berbentuk tabungan dan giro)
kas memiliki sifat-sifat atau
karakteristik :
1. kas mempunyai sifat yang aktif tetapi
tidak produktif
2. kas (uang tunai) tidak
mempuunyai identitas kepemilikan dan mempunyai sifat yang mudah di pindah
tangankan.
2.1 Sistem Pengendalian Internal Terhadap Kas
Akuntansi
terhadap kas lebih di titik beratkan pada fungsi penyediaan informasi untuk
kepentingan manajemen kepada kas. Secara garis besar akuntansi terhadap kas
harus di arahkan kepada dua hal yaitu : administratif dan accounting control,
yang secara umum terdiri dari :
1.
Menyediakan kas yang cukup untuk operasi perusahaan sehari-hari
(likuiditas)
2.
Menghindarkan terjadinya kas yang menganggur (idle money)
3.
Mencegah terjadinya kerugian-kerugian sebagai akibat dari adanya
penyalahgunaan terhadap kas.
2.2 Pengawasan
Kas
Sistem pengawas
intern suatu perusahaan berbeda dengan perusahaan lain karena bentuk dan jenis
perusahaan bermacam-macam. Sebagai pedoman untuk mengadakan pengawasan kas
sebagai berikut :
ü Penermiaan
Uang
Prosedur-prosedur
pengawasan yang dapat digunakan antara lain :
1.
harus ditunjukan dengan jelas
fungsi-fungsi penerimaan kas dari setiap penerimaan kas harus segera di cata
dan di setor ke bank
2.
diadakan oemisahan fungsi antara
pengurusan kas dengan fungsi pencatatan kas
3.
didakan pengawasan yang ketat
terhadap fungsi penerimaan dan pencatatan kas selain itu setiap hari harus di
buat laporan kas
ü Pengeluaran Uang
Beberapa
prosedur pengawasan yang penting adalah sebagai berikut :
1.
Semua pengeluaran uang menggunakan cek kecuali
untuk pengeluaran-pengeluaran kecil dibayar dari kas kecil.
2. Dibentuk dana kas kecil yang diawasi dengan
ketat.
3. Penulisan cek hanya dilakukan apabila didukung
bukti bukti yang lengakap atau voucher.
4. Dipisahkan antara orang orang yang
mengumpulkan bukti bukti pengeluaraan, yang menulis
cek, yang menandatangani cek, dan yang mencatan pengeluaran kas.
5.
Diadakan pemeriksaan intern dengan
jangka waktu yang tidak tertentu.
6.
Diharuskan membuat kas harian.
2.3 DANA
KAS KECIL (Petty cash fund)
Dana kas kecil atau Petty cash fund adalah uang kas yang disediakan untuk
membayar pengeluaran – pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak
ekonomis bila dibayar dengan cek.
Dalam hubungannya dengan kas kecil ada
dua metode yang digunakan yaitu :
1. Sistem Imprest
2. Metode Fluktuasi
Sistem
imprest
Dalam sistem
ini jumlah dalam rekening kas kecil selalu tetap, yaitu sebesar cek yang
diserahkan kepada kasir kas kecil untuk mebnentuk dana kas kecil.
cek tersebut
di tuangkan ke bank oleh kasir kas kecil dan uangnya digunakan untuk membayar
pengeluaran-pengeluaran kas kecil.
Sistem
metode fluktuasi
Dalam
metode fluktuasi pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cara yang sama
seperti pada sistem imprest. Perbedaannya dengan sistem imprest adalah bahwa
dana metode fluktuasi saldo rekening kecil tidak tetap, tetapi berfluktuasi
sesuai dengan jumlah pengisian kembali dan pengeluaran-pengeluaran kas kecil.
pencatatan
langsung dilakukan setiap terjadinya pengeluaran pengeluaran dari dana kas
kecil.
Contoh Pencatatan
akuntansi dalam kas kecil berdasarkan imprest fund system :
1.
4 Januari 2000 : Diserahkan selembar cek nomor 3542 sebesar Rp.
2.000.000 untuk membentuk kas kecil
2.
5 Januari 2000 : Dibayar biaya telegram Rp. 60.000
3.
7 Januari 2000 : Dibeli tunai alat – alat tulis kantor Rp. 96.000
4.
12 Januari 2000 : Dibayar biaya angkut sebesar Rp. 320.000
5.
18 Januari 2000 : Dibayar biaya angkut sebesar Rp. 275.000
6.
19 Januari 2000 : Dibayar uang makan untuk karyawan yang lembur Rp.
150.000
7.
21 Januari 2000 : Dibeli meterai dan perangko sebesar Rp. 102.000
8.
22 Januari 2000 : Dibeli tunai alat – alat tulis kantor Rp. 70.000
9.
22 Januari 2000 : Dibayar biaya angkut sebesar Rp. 190.000 dan biaya
upah bongkar Rp. 72.000
10.
24 Januari 2000 : Dibayar untuk parkir dan biaya serba – serbi Rp.
50.000
11.
25 Januari 2000 : Dibayar biaya servis mesin – mesin kantor Rp. 80.000
12.
26 Januari 2000 : Diadakan pertanggungjawaban atas
pengeluaran-pengeluaran melalui kas kecil dan setelah itu diterima pengganti
dana dengan cek nomor 3575.
·
Jawaban
dengan metode imprest (Dana Tetap)
Ayat jurnal yang
harus dibuat dalam transaksi pembentukan dana kas kecil :
Tanggal
|
Keterangan
|
Debit
|
Kredit
|
04 Jan 2000
|
Dana Kas Kecil
|
Rp. 2000.000
|
|
Kas
|
Rp. 2000.000
|
Ayat Jurnal yang harus dibuat dalam
transaksi pengisian kembali kas kecil :
Tanggal
|
Keterangan
|
Debit
|
Kredit
|
|
Biaya pos, telepon dan telegram
|
Rp. 60.000
|
|||
Perlengkapan kantor
|
Rp. 96.000
|
|||
Biaya Pengangkutan
|
Rp. 320.000
|
|||
Biaya Pengangkutan
|
Rp. 275.000
|
|||
Uang makan
|
Rp. 150.000
|
|||
Biaya pos, telepon, dan telegram
|
Rp. 102.000
|
|||
Perlengkapan kantor
|
Rp. 70.000
|
|||
Biaya Pengangkutan
|
RP. 262.000
|
|||
Biaya serba-serbi
|
Rp. 50.000
|
|||
Biaya serba-serbi
|
Rp. 80.000
|
|||
KAS
|
Rp. 1.465.000
|
|||
·
Jawaban
dengan metode Fluktuatif
Ayat Jurnal yang harus dibuat
dalam transaksi pembentukan dana kas kecil : (Jurnal yang dibuat identik dengan
metode imprest)
Tanggal
|
Keterangan
|
Debit
|
Kredit
|
04 Jan 2000
|
Dana Kas Kecil
|
Rp.2000.000
|
|
Kas
|
Rp. 2000.000
|
Tanggal
|
Keterangan
|
Debit
|
Kredit
|
05 Jan 2000
|
Biaya pos, Telepon, dan Telegram
|
Rp. 60.000
|
|
Dana kas kecil
|
Rp. 60.000
|
Tanggal
|
Keterangan
|
Debit
|
Kredit
|
07 Jan 2000
|
Perlengkapan kantor
|
Rp. 96.000
|
|
Dana kas kecil
|
Rp. 96.000
|
Tanggal
|
Keterangan
|
Debit
|
Kredit
|
12 Jan 2000
|
Biaya Pengangkutan
|
Rp. 320.000
|
|
Dana kas kecil
|
Rp. 320.000
|
Tanggal
|
Keterangan
|
Debit
|
Kredit
|
18 Jan 2000
|
Biaya Pengangkutan
|
Rp. 275.000
|
|
Dana kas kecil
|
Rp. 275.000
|
Tanggal
|
Keterangan
|
Debit
|
Kredit
|
19 Jan 2000
|
Uang makan
|
Rp. 150.000
|
|
Dana kas kecil
|
Rp. 150.000
|
Tanggal
|
Keterangan
|
Debit
|
Kredit
|
20 Jan 2000
|
Biaya pos, Telepon dan Telegram
|
Rp. 102.000
|
|
Dana kas kecil
|
Rp. 102.000
|
Tanggal
|
Keterangan
|
Debit
|
Kredit
|
22 Jan 2000
|
Peralatan kantor
|
Rp. 70.000
|
|
Dana kas kecil
|
Rp. 70.000
|
Tanggal
|
Keterangan
|
Debit
|
Kredit
|
22 Jan 2000
|
Biaya pengangkutan
|
Rp. 262.000
|
|
Dana kas kecil
|
Rp. 262.000
|
Tanggal
|
Keterangan
|
Debit
|
Kredit
|
24 Jan 2000
|
Biaya serba-serbi
|
Rp. 50.000
|
|
Dana kas kecil
|
Rp. 50.000
|
Tanggal
|
Keterangan
|
Debit
|
Kredit
|
25 Jan 2000
|
Biaya serba-serbi
|
Rp. 80.000
|
|
Dana kas kecil
|
Rp. 80.000
|
Komentar
Posting Komentar